KEBIJAKSANAAN PENGINDEKSAN

A.    Pengertian

pengindeksan adalah proses identifikasi dan analisis dokumen dalam kegiatan pengorganisasian nilai-nilai informasi yang mampu mewakili isi dokumen agar dapat diakses oleh pengguna dalam keperluan penelusuran informasi. Indeks ada 2 jenis yaitu, indeks subjek dan indeks pengarang. Jika atribut tersebut adalah subjek, maka indeks yang mewakilinya disebut indeks subjek, jika atribut tersebut adalah pengarang maka indeks yang mewakilinya disebut indeks pengarang.

B.    Konsep Pengindeksan Subjek

1.     Disiplin ilmu, yaitu istilah yang digunakan untuk satu bidang atau cabang ilmu pengetahuan.

a.      Disiplin fundamental

b.     Sub disiplin

2.     Fenomena ( topik yang dibahas ), merupakan wujud/benda yang menjadi objek kajian dari disiplin ilmu.

3.     Bentuk ialah cara bagaimana suatu subjek disajikan. Dibedakan menjadi tiga jenis :

a.      Bentuk fisik

b.     Bentuk penyajian

c.      Bentuk intelektual

C.    Standar Pengindeksan Subjek

Standar merupakan aturan yang berguna untuk membimbing, tetapi bisa bersifat wajib. Pengimdeksan subjek mencakup proses pencatatan ciri-ciri dokumen yang penting,analisis isi, klasifikasi dan pembuatan untuk katalog. Bertujuan untuk memungkinkan ditemukannya dokumen yang relevan dengan suatu permintaan dengan cepat. Oleh karenanya dalam pengindeksa subjek harus memperhatiakan :

a.      Subjek maupun pokok masalah yang akan diindeks harus betul-betul dibutuhkan oleh pemustaka.

b.     Semua entri harus disusun alfabetis menurut abjad latin.

c.      Dalam pemilihan tajuk hendaknya dipilih istilah yang popular dan mudah dikenal.

d.     Memilih tajuk yang spesifik, khusus, dan rinci.

e.      Menggunakan Ejaan Yang Disempurkan ( EYD ).

f.       Dalam keadaan tertentu digunakan tajuk gabungan seperti Bank atau Banking.

g.      Nama orang harus ditulis lengkap.

h.      Apabila perlu bisa digunakan antonim.

i.       Apabila terdapat suatu kata yang kebetulan digunakan dalam bidang yang berbeda dan dan memiliki arti yang berbeda, sebaiknya diberi keterangan diantara dua kurung.

j.       Untuk indeks nama departemen atau lembaga terkenal tidak perlu ditulis nama negaranya.

k.      Untuk membedakan nama diri dengan nama lain ( gunung, kota, tempat, dan lain-lain ) maka untuk nama diri ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama.

l.       Untuk memberikan informasi yang lebih rinci dibuat petunjuk dari subjek utama ke bagian-bagian lainnya.

m.    Untuk membuat indeks bidang sejarah maupun biografi dapat dilihat urutan kronologis dan bukan alfabetis.

n.      Lambing atau singakatan yang masih asing hendaknya ditulis kepanjangannya.’

o.     Untuk pembuatan indeks penulis, maka nama orang yang telah menjadi nama alat, rumus, hukum, sistem, seperti : Watt dan Newton tidak perlu dicantumkan lagi.