LEMBAGA PENGELOLA DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

A.    Pengertian

Dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docare, yang berarti mengajar .pengertian dokumen menurut luis Gottschalk (1986;38) sering kali digunakan para ahli dalam dua pengertian,yang pertama berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan dari pada kesaksian lisan, artefa, peninggalan-peninggalan tertulis , dan petilan-petilasan artiologis. Kedua, yaitu diperuntukkan bagi surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian,Undang-undang, konsesi , dan lain lain.

1.     Macam-macam dokumen

·       Dokumen Publik

Dokumen public berisi informasi yang isinya dapat disebar luaskan secara umum dan bebas. Dokumen jenis ini biasanya tersimpan dlam perpustakaan dalam bentuk buku atau terbitan lainnya.

·       Dokumen Semi Publik

Dokumen semi publik diperlukan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari badan usaha,lembaga, oerganisasi, dan lain-lain.Dokumen tersebut disimpat di unit kerja  pada setiap lembaga dan dikelola oleh record manager,bila sudah tidak diperlukan lagi untuk menjalankan kegiatan sehari-hari,tetapi masih perlu dilestarikan karena nilai historinya maka dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan untuk disimpan didalam sebuahh tempat penyimpanan khusus dan orang yang mengelolanya disebut arsiparis.

2.     Contoh lembaga pengolah dokumen public dan semi public

a.      Pustakawan

Mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola, menyebarluaskan dokumen berisi pengetahuan publik.

b.     Records manaajer

Mengumpulkan, menyimpan dan mengelola dokumen (record) berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan dalam kegiatan sehari-hari suatu lembaga atau organisasi.

c.      Arsiparis

Mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola dokumen berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan untuk kegiatan sehari-hari badan usaha, lembaga, organisasi, tapi perlu dilestarikan sebab nilai historisnya.  Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. (UU 43/09)

d.     Dokumentalis

Tugas seorang dokumentalis adalah mengolah majalah beserta isinya, mengembangkan system temu kembali dan menyebarkan isinya. Profesi dokumentalis di Indonesia tidak dikenal walau sebenarnya sudah menjalankan pekerjaannya yaitu menghimpun, mengolah, menyimpan, dan mendistribusikan dokumentasi.

e.      Ilmuwan informasi

Mengembangkan kajian Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Mayoritas dari mereka adalah akademisi yang ada di perguruan tinggi, yang tertarik dalam bidang informasi.

B.    Orgainisasi Informasi

1.     Lembaga kearsipan

Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidangpengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.” (Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan).

2.     Lembaga dokumentasi dan informasi

3.     Perpustakaan

perpustakaan adalah sebuah koleksi buku dan majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi, serta dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri.

4.     Museum

Museum adalah institusi permanen, nirlaba, melayani kebutuhan publik, dengan sifat terbuka, dengan cara melakukan usaha pengoleksian, mengkonservasi, meriset, mengomunikasikan, dan memamerkan benda nyata kepada masyarakat untuk kebutuhan studi, pendidikan, dan kesenangan.

C.    Lembaga Kearsipan

1.     ANRI

2.      arsip daerah provinsi

3.     arsip daerah kabupaten/kota; dan

4.      arsip perguruan tinggi

D.    Lembaga Dokumentasi

1.     Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Lembaga Negara

2.       Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Kementerian

3.     Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi LPNK

4.      Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Provinsi

5.      Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Kabupaten/Kota

E.    Perbedaan Perpustakaan, Rekod, dan Arsip

1.     Perpustakaan

Adalah sebuah tempat, gedung, ruangan atau sejumlah ruangan yang diatur untuk menyimpan dan menggunakan koleksi buku. Kumpulan buku materi perpustakaan lainnya yang disimpan untuk keperluan bacaan, belajar dan konsultasi. Adapun koleksi atau sekelompk koleksi dari buku, dan atau bahan tercetak maupun noncetak yang diorganisasi dan dirawat untuk keperluan bacaan, konsultasi, studi, riset dsb. Perpustakaan dikelola untuk memfasilitasi akses pemustaka, dikelola oleh pustakawan atau pegawai terlatih lainnya guna memenuhi keperluan pemustaka.

2.     Rekod

merupakan dokumen yg diciptakan atau diterima oleh badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya. Contoh SIM, KTP, KTM dll.

3.     Arsip

adalah berkas pranata umum maupun swasta yang dinilai perlu disimpan secara permanen untuk untuk tujuan acuan dan penelitian dan telah disimpan atau telah dipilah untuk disimpan pada sebuah lembaga kearsipan.