DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

A.      Dokumen Publik

Dokumen publik itu berisi informasi yang isinya dapat disebarluaskan secara umum dan bebas. Dokumen jenis ini biasanya tersimpan dalam perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk buku-buku atau terbitan lainnya dan pustakawanlah yang bertugas mengumpukan, menyimpan, dan mengelola dokumen publik tersebut.

1.     Contoh-contoh dokumen publik

Berdasarkan pengertian dari dokumen publik kita dapat mengetahui apa-apa saja contoh dokumen publik adalah Buku, Majalah, Koran, Rekaman, Gambar, dan segala sesuatu yang bisa di sebar luaskan atau di terbitkan kepada seluruh masyarakat

2.     Fungsi dokumen public

Perpustakaan merupakan salah satu bentuk dari dokumen publik. Fungsi dari perpustakaan bisa juga menjadi fungsi untuk dokumen publik, seperti :

a.      Sebagai sarana penyedia informasi bagi masyarakat luas.

b.      Sebagai sarana pendidikan atau untuk mendapatkan ilmu pengetahuan.

3. Untuk memajukan pemikiran masyarakat.
4. Bisa menjadi sarana hiburan yang bermanfaat bagi seluruh masyarakat luas
5. Bisa dimanfaatkan secara bebas.

3.     Prinsip-prinsip pengelolaan dokumen publik

a.      Membuat indentifikasi informasi

b.     Katalogisasi

c.      Klasifikasi

d.     Kelengkapan koleksi

e.      Penyusunan koleksi

f.       Pengolahan dengan computer

B.    Dokumen Semi Publik

Dokumen semi publik adalah dokumen yang dipakai untuk kegiatan sehari-hari suatu organisasi. Dokumen ini tidak disebarluaskan secara bebas. Tetapi hanya orang-orang tertentu yang dapat mengetahuinya, seperti orang yang berada dalam sebuah organisasi atau dokumen ini dapat di publikasikan secara terbatas. Hanya terdapat di sebuah Badan Usaha, Lembaga, Instansi, Organisasi.

1.     Contoh-contoh dokumen semi publik

a.      Rekod

Rekod adalah dokumen yang di buat oleh Badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya.Penyimpanan atau perekaman rekod dapat di simpan dalam bentuk data, dokumen, atau elektronik. Rekod dapat disebut juga dengan arsip dinamis.

b.     Arsip

Berdasarkan UU nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2, menyatakan Arsip  adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi polotik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. 

Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-Undang No.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

1.     Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi3 yaitu arsip aktif dan arsip, arsip semi aktif, arsip inaktif.

2.     Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraaan sehari-hari Administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari).

2.     Fungsi dokemen semi publik

a)     Direkam dan dipublikasikan secara terbatas.

b)      Bermanfaat bagi kelompok atau organisasi tertentu.

c)     . Berisi informasi yang berkaitan dengan organisasi atau menunjang kegiatan, sehingga dapat disimpan sebagai bukti aktivitas

d)     . Tidak boleh dipakai oleh orang luar tetapi bisa dipakai jika mendapatkan izin

3.     Prinsip-Prinsip Pengeleloaan Dokumen Semi Publik

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang  Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu :

a)     Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas:

·       pengelolaan arsip dinamis; dan

·       pengelolaan arsip statis

b)     Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsiinaktif

c)     Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.

d)     . Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.

e)     Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan oleh   arsiparis.