Dasar-Dasar Organisasi dan Informasi

Tuesday, January 8, 2019

DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

A. Dokumen Publik

Dokumen publik itu berisi informasi yang isinya dapat disebarluaskan secara umum dan bebas. Dokumen jenis ini biasanya tersimpan dalam perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk buku-buku atau terbitan lainnya dan pustakawanlah yang bertugas mengumpukan, menyimpan, dan mengelola dokumen publik tersebut.

1. Contoh-contoh dokumen publik

Berdasarkan pengertian dari dokumen publik kita dapat mengetahui apa-apa saja contoh dokumen publik adalah Buku, Majalah, Koran, Rekaman, Gambar, dan segala sesuatu yang bisa di sebar luaskan atau di terbitkan kepada seluruh masyarakat

2. Fungsi dokumen public

Perpustakaan merupakan salah satu bentuk dari dokumen publik. Fungsi dari perpustakaan bisa juga menjadi fungsi untuk dokumen publik, seperti :

a. Sebagai sarana penyedia informasi bagi masyarakat luas.

b. Sebagai sarana pendidikan atau untuk mendapatkan ilmu pengetahuan.

Untuk memajukan pemikiran masyarakat.
Bisa menjadi sarana hiburan yang bermanfaat bagi seluruh masyarakat luas
Bisa dimanfaatkan secara bebas.

3. Prinsip-prinsip pengelolaan dokumen publik

a. Membuat indentifikasi informasi

b. Katalogisasi

c. Klasifikasi

d. Kelengkapan koleksi

e. Penyusunan koleksi

f. Pengolahan dengan computer

B. Dokumen Semi Publik

Dokumen semi publik adalah dokumen yang dipakai untuk kegiatan sehari-hari suatu organisasi. Dokumen ini tidak disebarluaskan secara bebas. Tetapi hanya orang-orang tertentu yang dapat mengetahuinya, seperti orang yang berada dalam sebuah organisasi atau dokumen ini dapat di publikasikan secara terbatas. Hanya terdapat di sebuah Badan Usaha, Lembaga, Instansi, Organisasi.

1. Contoh-contoh dokumen semi publik

a. Rekod

Rekod adalah dokumen yang di buat oleh Badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya.Penyimpanan atau perekaman rekod dapat di simpan dalam bentuk data, dokumen, atau elektronik. Rekod dapat disebut juga dengan arsip dinamis.

b. Arsip

Berdasarkan UU nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2, menyatakan Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi polotik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara.

Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-Undang No.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi3 yaitu arsip aktif dan arsip, arsip semi aktif, arsip inaktif.

2. Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraaan sehari-hari Administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari).

2. Fungsi dokemen semi publik

a) Direkam dan dipublikasikan secara terbatas.

b) Bermanfaat bagi kelompok atau organisasi tertentu.

c) . Berisi informasi yang berkaitan dengan organisasi atau menunjang kegiatan, sehingga dapat disimpan sebagai bukti aktivitas

d) . Tidak boleh dipakai oleh orang luar tetapi bisa dipakai jika mendapatkan izin

3. Prinsip-Prinsip Pengeleloaan Dokumen Semi Publik

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu :

a) Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas:

· pengelolaan arsip dinamis; dan

· pengelolaan arsip statis

b) Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsiinaktif

c) Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.

d) . Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.

e) Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan oleh arsiparis.

LEMBAGA PENGELOLA DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

Fathur Rahman 7:38 AM 0

A. Pengertian

Dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docare, yang berarti mengajar .pengertian dokumen menurut luis Gottschalk (1986;38) sering kali digunakan para ahli dalam dua pengertian,yang pertama berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan dari pada kesaksian lisan, artefa, peninggalan-peninggalan tertulis , dan petilan-petilasan artiologis. Kedua, yaitu diperuntukkan bagi surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian,Undang-undang, konsesi , dan lain lain.

1. Macam-macam dokumen

· Dokumen Publik

Dokumen public berisi informasi yang isinya dapat disebar luaskan secara umum dan bebas. Dokumen jenis ini biasanya tersimpan dlam perpustakaan dalam bentuk buku atau terbitan lainnya.

· Dokumen Semi Publik

Dokumen semi publik diperlukan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari badan usaha,lembaga, oerganisasi, dan lain-lain.Dokumen tersebut disimpat di unit kerja pada setiap lembaga dan dikelola oleh record manager,bila sudah tidak diperlukan lagi untuk menjalankan kegiatan sehari-hari,tetapi masih perlu dilestarikan karena nilai historinya maka dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan untuk disimpan didalam sebuahh tempat penyimpanan khusus dan orang yang mengelolanya disebut arsiparis.

2. Contoh lembaga pengolah dokumen public dan semi public

a. Pustakawan

Mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola, menyebarluaskan dokumen berisi pengetahuan publik.

b. Records manaajer

Mengumpulkan, menyimpan dan mengelola dokumen (record) berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan dalam kegiatan sehari-hari suatu lembaga atau organisasi.

c. Arsiparis

Mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola dokumen berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan untuk kegiatan sehari-hari badan usaha, lembaga, organisasi, tapi perlu dilestarikan sebab nilai historisnya. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. (UU 43/09)

d. Dokumentalis

Tugas seorang dokumentalis adalah mengolah majalah beserta isinya, mengembangkan system temu kembali dan menyebarkan isinya. Profesi dokumentalis di Indonesia tidak dikenal walau sebenarnya sudah menjalankan pekerjaannya yaitu menghimpun, mengolah, menyimpan, dan mendistribusikan dokumentasi.

e. Ilmuwan informasi

Mengembangkan kajian Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Mayoritas dari mereka adalah akademisi yang ada di perguruan tinggi, yang tertarik dalam bidang informasi.

B. Orgainisasi Informasi

1. Lembaga kearsipan

Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidangpengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.” (Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan).

2. Lembaga dokumentasi dan informasi

3. Perpustakaan

perpustakaan adalah sebuah koleksi buku dan majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi, serta dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri.

4. Museum

Museum adalah institusi permanen, nirlaba, melayani kebutuhan publik, dengan sifat terbuka, dengan cara melakukan usaha pengoleksian, mengkonservasi, meriset, mengomunikasikan, dan memamerkan benda nyata kepada masyarakat untuk kebutuhan studi, pendidikan, dan kesenangan.

C. Lembaga Kearsipan

1. ANRI

2. arsip daerah provinsi

3. arsip daerah kabupaten/kota; dan

4. arsip perguruan tinggi

D. Lembaga Dokumentasi

1. Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Lembaga Negara

2. Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Kementerian

3. Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi LPNK

4. Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Provinsi

5. Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Kabupaten/Kota

E. Perbedaan Perpustakaan, Rekod, dan Arsip

1. Perpustakaan

Adalah sebuah tempat, gedung, ruangan atau sejumlah ruangan yang diatur untuk menyimpan dan menggunakan koleksi buku. Kumpulan buku materi perpustakaan lainnya yang disimpan untuk keperluan bacaan, belajar dan konsultasi. Adapun koleksi atau sekelompk koleksi dari buku, dan atau bahan tercetak maupun noncetak yang diorganisasi dan dirawat untuk keperluan bacaan, konsultasi, studi, riset dsb. Perpustakaan dikelola untuk memfasilitasi akses pemustaka, dikelola oleh pustakawan atau pegawai terlatih lainnya guna memenuhi keperluan pemustaka.

2. Rekod

merupakan dokumen yg diciptakan atau diterima oleh badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya. Contoh SIM, KTP, KTM dll.

3. Arsip

adalah berkas pranata umum maupun swasta yang dinilai perlu disimpan secara permanen untuk untuk tujuan acuan dan penelitian dan telah disimpan atau telah dipilah untuk disimpan pada sebuah lembaga kearsipan.

KOMPENTENSI PENGELOLA DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

Fathur Rahman 7:37 AM 0

A. Pengertian

Kompetensi merupakan kemampuan yang mencakup aspek pengetahuan, keahlian, dan sikap kerja yang dibuktikan dengan sertifikat kompetensi yang dterbitkan oleh lembaga sertifikasi atau lembaga pendidikan yang terakreditasi (PP No.24/2014 tentang Perpustakaan Pasal 38,5)

UU No. 13/2003 tentang Ketenagakerjaan Pasal 1 (10), Kompetensi adalah kemampuan kerja setiap individu yg mencakup aspek pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yg sesuai dgn standar yg ditetapkan.

B. Pustakawan

UU No. 43 tahun 2007, “pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan.

1. Syarat pustakawan

· Menempuh pendidikan formal ataupun non-formal sekurang-kurangnya mengikuti pelatihan D2 kepustakawanan

· Bekerja di Perpustakaan, pusat dokumentasi, ataupun pusat informasi lainnya.

2. Ciri-ciri kompetensi pustakawan

· Kompetensi Profesional yaitu terkait dengan pengetahuan pustakawan di bidang sumber-sumber informasi, teknologi, manajemen dan penelitian, dan kemampuan menggunakan pengetahuan tsb sebagai dasar utk menyediakan layanan perpustakaan dan informasi.

· Kompetensi Individu, yg menggambarkan satu kesatuan keterampilan, perilaku dan nilai yg dimiliki pustakawan agar dpt bekerja secara efektif, menjadi komunikator yg baik, selalu meningkatkan pengetahuan, dpt mempelihatkan nilai lebihnya, serta dapat bertahan trhdp perubahan dan perkembangan dlm dunia kerjanya.

3. Kompetensi pustakawan

· Collecting of Information

Pengetahuan tentang sumber informasi, penelusuran informasi perilaku pemustaka, dan kebutuhan informasi.

· Processing of Information

Pengetahuan tentang pengolahan informasi seperti klasifikasi, katalogisasi manual ataupun berbasis teknologi.

· Disseminating of Information

Pengetahuan tentang karakteristik pemustaka, promosi jasa dan layanan

· Preventif of Information

Pengetahuan tentang presevasi preventif yang dimulai dari seleksi akuisisi, penyimpanan, untuk mencegah atau meminimalkan kerusakan

C. Arsiparis

UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

1. Kompetensi arsiparis

· Aspek pengetahuan

Aspek Pengetahuan, antara lain pendidikan yang sesuai profesi, diklat yang dipersyaratkan dan memiliki pengetahuan dari pengalaman yang diverifikasikan. ilmu-ilmunya antara lain ilmu sejarah, teknologi informasi, (misalnya penerapan sistem penemuan kembali arsip dengan program tertentu pada komputer, sistem manipulasi citra digital, pengelolaan arsip digital), kimia, hukum, preservasi dan lain-lain.

· Aspek keterampilan (skill)

Keterampilan dalam melaksanakan pekerjaan, mengelola pekerjaan, mengantisipasi segala kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan mengelola lingkungan kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan lingkungan dan pekerjaan. Mampu berkomunikasi baik intrapersonal maupun interpersonal, skill dalam membangun teamwork, manajemen skill.

· Aspek sikap (attitude)

Bersikap profesional, bisa mandiri, siap, matang, dan siaga. Di samping itu, seorang arsiparis harus memiliki kepribadian, disiplin pribadi yang kuat, memiliki komitmen, pandai memanfaatkan peluang, motivasi tinggi, berpartisipasi aktif, dan berwawasan jauh ke depan.